Використовуй дедлайн: що робити там, де тайм‑менеджмент не допоможе

1653
Shutterstock
Як правильно встановлювати терміни, даючи завдання підлеглим

Встановлювати терміни для виконання завдань – це одна із функцій менеджера. Але як правильно встановити дедлайн без збитків для завдання?

Існує два основних правила:

— термін треба встановити одразу і бажано його не міняти;

— дедлайн має бути розумним.

З першою тезою все ясно. А ось що значить розумний дедлайн? Американські консультанти Мен Чжу, Раджеш Багчі та Стефан Дж. Хок провели на цю тему кілька експериментів. Так, одній групі учасників дали на виконання одного і того самого завдання 7 днів, а другій – 14 днів. Учасники з другої групи частіше прокрастинували, а деякі взагалі не виконали завдання до кінця.

У другому експерименті терміни для учасників не встановлювалися, а залежали від випадкового фактору – отримання необхідного додаткового документу. Ті, у кого часу на очікування документу виявилося більше, витрачали на виконання завдання більше грошей, оскільки в процесі очікування залучали фахівців зі сторони та купували спеціальні програми.

«Робота займає увесь відведений на неї час» — Сіріл Паркінсон, автор сатиричних робіт із проблем бізнесу, менеджменту та політології.

У резюме дослідники підтвердили вірність афоризму Паркінсона. І підкреслили, що учасники експерименту підсвідомо вважали завдання складним та фінансово витратним, якщо терміни були довгими.

Захист vs пізнання

Даючи підлеглим короткий дедлайн для виконання завдання, потрібно розуміти, що це питання не так тайм-менеджменту, як психології та навіть біології.

Мозок завжди вибирає найекономніший режим роботи.
Мозок завжди вибирає найекономніший режим роботи. Shutterstock

Як пише в своїй книзі «Живи на всі сто. Як зробити свой день продуктивним» американська дослідниця Керолайн Вебб, з двох можливих режимів роботи мозок вибирає найекономніший за енерговитратами.

Режим «захист» працює, наприклад, тоді, коли людина, що переходить дорогу, бачить, що на великій швидкості наближається автомобіль. Людина автоматично повертається на тротуар. Режим «пізнання» означає те, що ми називаємо інтелектуальною діяльністю, і вимагає від мозку великих енергетичних витрат. Ефективно активувати його можна, якщо людині буде загрожувати якась неприємність, наприклад невдоволення керівника.

Заманливий стрес

Люди відкладають справи «на потім» ще й тому, що, як пишуть американські дослідники Джим Лоер і Тоні Шварц у книзі «Життя на повну потужність!» «підсаджуються на стрес». В результаті впливу на мозок гормонів стресу – адреналіну, норадренліну та кортизону – він відчуває задоволення від так званого «високого адреналіну».

Людина, яка тривалий час перебуває на високому рівні адреналіну, поступово втрачає можливість переключитися в будь-який інший режим

«Ми, – пишуть Лоер і Шварц, – немовби зациклюємось в режимі форсажу, не в силах вимкнути двигун».

Таким чином, біологія перемагає раціональний тайм-менеджмент – скільки би часу не приділялося на виконання завдання, мозок все одно дотягне до того терміну, коли ввімкнуться гормони стресу, щоб отримати задоволення від високого адреналіну.
Установка екстремального дедлайну прискорює початок цього механізму. Короткий дедлайн, крім того, не дає включитися численним механізмам перфекціонізму. 

Люди відкладають справи «на потім» ще й тому, що «підсаджуються на стрес»
Люди відкладають справи «на потім» ще й тому, що «підсаджуються на стрес». Shutterstock

Та слід пам’ятати, що співробітники, які перебувають у стані хронічного стресу, фізично не можуть бути налаштовані на продуктивність і розвиток.

Як отримати вигоду від стресу, читайте у статті: «7 порад із книги Келлі Макгонигал «Хороший стрес»

Поділитися: