У пошуках втраченого часу: 4 керівники говорять про тайм-менеджмент

48
Shutterstock
Чи стежать боси за своїм часом так, як вимагають цього від підлеглих

Час – один з найбільш цінних, але вичерпних ресурсів. Ще давні греки писали, що серед усього, що нас оточує, найбільш незрозумілим є час, оскільки ніхто не знає, як ним керувати.
Побутує думка, що керівники хочуть бачити у своїй команді лише повелителів дедлайнів. K.Fund Media дізнався, як самі боси розпоряджаються цим невловимим ресурсом.


Сергій Слупський Власник Slupsky Event Management

На мою думку, в основі тайм-менеджменту будь-якого керівника має бути перш за все розуміння «навіщо це робити?». А потім вже слід шукати ресурси для вирішення цього питання. Специфіка нашого бізнесу – це робота з проектами. Ми організовуємо та проводимо івенти. Багато в чому це допомагає, тому що є чіткі початок та кінець і завжди потрібно вкластися в короткі строки. Тож специфіка бізнесу така, що нема куди відкладати, тому все детально планується. Для планування я використовую Excel, Trello, складаю таймінги, екшн-плани  тощо. Від цих документів веду всі подальші процедури.

Для мене форс-мажор не є чимось непередбачуваним, це поточна ситуація. Усі ми люди, що можуть помилятися, та й нічого ідеального не буває. Тому на можливі форс-мажорні ситуації завжди виділяю певний час та ресурси. Наприклад, на кожній нашій події є спеціально найнята людина для вирішення форс-мажорних ситуацій. Навіть якщо нічого не станеться, вона просто сидітиме і питиме каву. Але я знатиму, що все під контролем.


Віталій Ставропольський PMP, CEO в Mootha Corp.

Є кілька принципів для того, щоб усе робити вчасно. По-перше, потрібно знати, куди ти хочеш прийти, чітко бачити свою ціль. Тому що кожну хвилину доводиться приймати рішення, що робити зараз: запланувати зустріч, ознайомитись зі звітом, відповісти на листи чи щось інше. Прийняти швидке рішення простіше, якщо розумієш, як конкретно ця дія приведе тебе до мети. Якщо ж є сумніви, можеш відкласти таку задачу і зайнятися чимось більш важливим.

Потрібно тримати свої справи в порядку. Наприклад, я намагаюся не допускати, щоб у вхідних були непрочитані листи. Це окреме мистецтво – не витрачати на обробку вхідної інформації багато часу. Якщо на одну проблему досить виділити близько 5 хвилин – я її вирішу одразу, а якщо ж її вирішення потребує більших часових затрат – додаю її до свого списку справ.

Необхідно розуміти, які справи за один робочий день ти хочеш вирішити, і планувати це. Бажано себе не обманювати, не планувати десяток завдань. Я обираю для себе одну-дві найбільш важливі, на які потрібно витратити значну кількість часу. Важливим є і вміння фокусуватися на обраних завданнях.

Персонально в мене є план-бачення, що стосується не лише роботи, а й справ та прагнень на кілька років вперед. Отже, фіксуючи «на папері» свої думки, я отримую приблизну картину свого найближчого майбутнього не лише з планами, а й із місією, візією.

Так як у моєму житті є місце для непередбачуваності, то я ніколи не планую свій день так, щоб усе було зайняте. Я неохоче призначаю п’яту зустріч на день, бо розумію, що не матиму буфера аби жонглювати часом, а це іноді теж частина роботи.


Ольга Сафіна Head of InnoHub в Innovecs

Я не можу себе назвати організованою людиною, але є кілька методів, що допомагають мені зробити більше. По-перше, я завжди пишу список справ на день, тиждень або більше. По-друге, поділяю справи на «важливі та термінові» та «обов’язкові та нетермінові». Але тут є пастка, оскільки трапляється, що «нетермінове» потрапляє до списку «пожежа». Тому кожного дня я перевіряю записи на актуальність. По-третє, щоб не зривати терміни, я часто ставлю власний дедлайн на кілька днів раніше.

Пунктуальність для мене – це вияв поваги до людини та справи, якою вона займається. Працівник запізнюється без причини? Регулярно? Отже, йому байдуже до своєї роботи. Але насправді, я сама не завжди пунктуальна, часто через завантаження, або коли в розкладі зміщуються зустрічі. Зараз моє найскладніше завдання – перенести робочу пунктуальність в особисте життя. Бо один з викликів – пунктуальність дітей та їхнє запізнення до школи на навчання.


Людмила Зальвовська Провідний архітектор

Ми демократичні роботодавці, у нас не надто жорсткий робочий графік, і відповідальні люди завжди його дотримуються. Щоправда, іноді це дає збій, з часом працівники стають більш легковажними, тому я підтримую думку, що колектив має оновлюватися кожні три роки. Також організувати роботу мені допомагають методи кваліметрії.

Якою б не була робота чи її організація, я завжди будую умовну модель для її вирішення з різними прогнозами. Розглянувши найбільш позитивний  та найбільш негативний прогнози і упевнившись, що все на рівні прийнятного, можна побачити цілісну картинку, найкоротший шлях і необхідні дії для виконання завдання.

Поділитися: