Используй дедлайн: что делать там, где тайм‑менеджмент не поможет

64
Shutterstock
Как правильно устанавливать сроки, давая задания подчиненным

Устанавливать сроки для выполнения задач – это одна из функций менеджера. Но как правильно установить дедлайн без ущерба для задачи?

 Существует два основных правила:

— срок нужно устанавливать сразу и желательно не менять его;

— дедлайн должен быть разумным.

С первым тезисом все ясно. А вот что значит разумный дедлайн? Американские консультанты Мэн Чжу, Раджеш Багчи и Стефан Дж. Хок провели на эту тему несколько экспериментов. Так, одной группе участников дали на выполнение одного и того же задания 7 дней, а второй – 14 дней. Участники из второй группы чаще прокрастинировали, а некоторые вообще не выполнили задание до конца.

Во втором эксперименте сроки для участников не устанавливались, а зависели от случайного фактора – получения необходимого дополнительного документа. Те, у кого времени на ожидание документа оказалось больше, тратили для выполнения задания больше денег, поскольку в процессе ожидания привлекали специалистов со стороны и покупали специальные программы.

«Работа занимает всё отведенное на нее время» — Сирил Паркинсон, автор сатирических работ по проблемам бизнеса, менеджмента и политологии.

В резюме исследователи подтвердили верность афоризма Паркинсона. И подчеркнули, что участники эксперимента подсознательно считали задание сложным и финансовозатратным, если сроки были длинными.

Защита vs познание

Давая подчиненным короткий дедлайн для выполнения задания, нужно понимать, что это вопрос не столько тайм-менеджмента, сколько психологии и даже биологии.

Мозг всегда выбирает самый экономный режим работы.
Мозг всегда выбирает самый экономный режим работы. Shutterstock

Как пишет в своей книге «Живи на всі сто. Як зробити свій день продуктивним» американский исследователь Кэролайн Вэбб, из двух возможных режимов работы мозг выбирает самый экономный по энергозатратам.

Режим «защита» работает, например, тогда, когда переходящий дорогу человек видит приближающийся на большой скорости автомобиль. Человек автоматически возвращается на тротуар. Режим «познание» обозначает то, что мы называем интеллектуальной деятельностью, и требует от мозга больших энергетических затрат. Эффективно активировать его можно, если человеку будет угрожать какая-то неприятность, например недовольство руководителя.

Заманчивый стресс

Люди откладывают дела «на потом» еще и потому, что, как пишут американские исследователи Джим Лоэр и Тони Шварц в книге «Жизнь на полной мощности!» «подсаживаются  на стресс». В результате воздействия на мозг гормонов стресса – адреналина, норадренлина и кортизона – он испытывает удовольствие от так называемого «высокого адреналина».

Человек, который долго находится на высоком уровне адреналина, постепенно теряет возможность переключиться в любой другой режим

«Мы, — пишут Лоэр и Шварц, — как бы зацикливаемся в режиме форсажа, не в силах выключить двигатель».

Таким образом биология побеждает рациональный тайм-менеджмент – сколько бы времени ни отводилось для выполнения задания, мозг всё равно дотянет до того срока, когда включатся гормоны стресса, чтобы получить удовольствие от высокого адреналина.

Люди откладывают дела «на потом» потому, что «подсаживаются на стресс».
Люди откладывают дела «на потом» потому, что «подсаживаются на стресс». Shutterstock

Однако следует помнить, что сотрудники, которые находятся в состоянии хронического стресса, физически не могут быть настроены на продуктивность и развитие.

Как извлечь пользу из стресса, читайте в статье: «7 советов из книги Келли Макгонигал «Хороший стресс»

Поделиться: