В поисках утраченного времени: 4 руководителя говорят о тайм-менеджменте

71
Shutterstock
Следят ли боссы за своим временем так, как требуют этого от подчиненных

Время – это один из самых ценных, но исчерпывающихся ресурсов. Еще древние греки писали, что среди всего, что нас окружает, самым неведомым является время, поскольку никто не знает, как им управлять.

Бытует мнение, что руководители хотят видеть в своей команде только повелителей дедлайнов. K.Fund Media узнал, как сами боссы распоряжаются этим неуловимым ресурсом.


Сергей Слупский Владелец Slupsky Event Management

Я считаю, в основе тайм-менеджмента любого руководителя должно быть прежде всего понимание «зачем это делать?». А потом уже  следует искать  ресурсы для решения этого вопроса. Специфика нашего бизнеса – это работа с проектами. Мы организуем и проводим ивенты. Во многом это помогает, потому что есть четкие начало и конец, и всегда нужно уложиться в короткие сроки. То есть специфика бизнеса такова, что некуда откладывать, поэтому все подробно планируется. Для планирования я использую Excel, Trello, составляю тайминги, экшн-планы и т. д. От этих документов веду все дальнейшие процедуры.

Для меня форс-мажор не является чем-то непредсказуемым, это текущая ситуация. Все мы люди, которые могут делать ошибки, и ничего идеального не бывает. Поэтому на возможные форс-мажорные ситуации всегда выделяю определенное время и ресурсы. Например, на каждом нашем событии есть специально нанятый человек для решения форс-мажорных ситуаций. Даже если ничего не случится, он просто будет сидеть и пить кофе. Но я буду знать, что все под контролем.


Виталий Ставропольский PMP, CEO в Mootha Corp.

Есть несколько принципов для того, чтобы все делать вовремя. Во-первых, нужно знать – куда ты хочешь прийти, четко видеть свою цель. Потому что каждую минуту тебе нужно принимать решение, что делать сейчас: запланировать встречу, ознакомиться с отчетом, ответить на письма, или что-то другое. Принять быстрое решение проще, если понимаешь, как конкретное действие приведет тебя к цели. Если же есть сомнения, можешь отложить такую ​​задачу и заняться чем-то более важным.

Нужно держать свои дела в порядке. Например, я стараюсь не допускать, чтобы во входящих были непрочитанные письма. Это отдельное искусство – не тратить на обработку входящей информации много времени. Если на одну проблему стоит выделить около 5 минут – я ее решу сразу, а если же ее решение требует больших временных затрат – добавляю ее в свой список дел.

Необходимо понимать, какие дела за один рабочий день ты хочешь решить, и планировать их. Желательно себя не обманывать, не планировать десяток задач. Я выбираю для себя одну-две наиболее важные, решение которых требует значительного количества времени. Важно и умение фокусироваться на выбраных задачах.

Персонально у меня есть план-виденье, который касается не только работы, но и дел и целей на несколько лет вперед. Поэтому, фиксируя «на бумаге» свои мысли, я получаю примерную картину своего ближайшего будущего не только с планами, но и с миссией, видением.
Так как в моей жизни есть место для непредсказуемости, то я никогда не планирую свой день так, чтобы все было занято. Я неохотно назначаю пятую встречу в день, потому что понимаю, что у меня не будет буфера, чтобы жонглировать временем, а это иногда тоже часть работы.


Ольга Сафина Head of InnoHub в Innovecs

Я не могу себя назвать организованным человеком, но есть несколько методов, которые помогают мне сделать больше. Во-первых, я всегда пишу список дел на день, неделю или больше. Во-вторых, разделяю дела на «важные и срочные» и «обязательные и не срочные». Но здесь есть ловушка, поскольку случается, что «не срочное» попадает в список «пожар». Поэтому каждый день я проверяю записи на актуальность. В-третьих, чтобы не срывать сроки, я часто ставлю собственный дедлайн на несколько дней раньше.

Пунктуальность для меня – это проявление уважения к человеку и делу, которым он занимается. Работник опаздывает без причины? Регулярно? Значит, ему безразлична его работа. Но на самом деле, я сама не всегда пунктуальна, часто из-за загрузки или когда в расписании смещаются встречи. Сейчас самая сложная моя задача – перенести рабочую пунктуальность в личную жизнь. Потому что один из вызовов – пунктуальность детей и их опоздания в школу на учебу.


Людмила Зальвовская Ведущий архитектор

Мы демократичные работодатели, у нас не слишком жесткий рабочий график, и ответственные люди всегда его придерживаются. Правда иногда это дает сбой, со временем работники становятся более легкомысленными, поэтому я поддерживаю мнение, что коллектив должен обновляться каждые три года. Также организовать работу мне помогают методы квалиметрии.

Какова бы ни была работа или ее организация, я всегда строю условную модель для ее решения с различными прогнозами. Рассмотрев наиболее позитивный и наиболее негативный прогноз и убедившись, что все на уровне приемлемого, можно увидеть целостную картинку, самый короткий путь для выполнения задачи и необходимые для этого действия.

Поделиться: