GTD: 5 шагов по управлению хаосом в жизни и бизнесе

GTD
Как навести порядок в бесконечном потоке задач

В современном мире мозг человека напоминает жонглера, который пытается ловить и подкидывать вверх бесчисленное множество предметов. Количество задач, которые человек пытается не забыть и решить, в разы больше, чем еще 10 лет назад. Постоянная загруженность вызывает чувство неудовлетворенности и тревоги. Методика Getting Things Done (GTD), которую разработал Дэвид Аллен, поможет разобраться с внутренними обязательствами при помощи трех простых принципов. Первое поместить все незавершенные задачи, которые «висят» в голове, во внешнюю систему, второе – решить, что с ними делать дальше, и третье – поместить напоминания о задачах в простую логическую систему.

GTD базируется на 5 шагах обработки информации: Сбор, Обработка, Организация, Обзор и Выполнение. Их постоянное применение в мыслительном процессе позволит выйти на совершенно новый уровень эффективности и снизить стресс от информационной перегрузки.

Шаг 1: Записать все дела. Голова – это не чердак для хлама

Согласно последним исследованиям, мозг человека может одновременно удержать в голове не более четырех дел. К примеру, поговорить с начальником, ответить на важное письмо, поздравить маму с днем рождения, забрать ребенка из садика. Но в нашей жизни подобных дел намного больше. Поэтому при хранении их в голове, мозг постоянно переключается между ними, чтобы их не забыть, вместо того, чтобы сфокусироваться на решении одной конкретной задачи. Мозг для того, чтобы генерировать идеи, а не хранить их. Поэтому голову нужно освободить даже от этих четырех дел.

Первый шаг – выписывать все, что требует вашего внимания или участия, на удобный внешний носитель. Все – это значит и такие дела как покупка зубной пасты, корм животному, обсуждение предложения жены об отпуске, ответ на электронное письмо и т.п. Так вы действительно ничего не забудете (что является целью) и не будете отвлекаться от того, чем занимаетесь. Выписывать можно куда угодно: в бумажный блокнот, программу на смартфоне или просто отправить себе электронное письмо. Главное – этот инструмент всегда должен быть под рукой.

Рекомендации:
— Во время выписывания дел, не нужно взвешивать, выполнимы они или нет. Просто выписывайте. Позже вы сможете обдумать и решить, что делать дальше.
— Также не пытайтесь сразу найти решение вопроса. Не расставляйте приоритеты или категории задач.
— Пишите так, чтобы позже вы могли понять, что именно вы записывали.

Шаг 2: Обработка информации. Отделить зерна от плевел

На втором этапе, все, что записано, нужно обработать. Проще говоря, определить для себя: нужно ли что-то с этим делать. Если да – «что нужно?» и «какое следующее действие?» предпринять, чтобы этот вопрос больше не возникал. Если ничего не нужно делать – вычеркнуть и забыть.

Рекомендации:
— Очищайте входящие списки каждые 24 или 48 часов, для того, чтобы дела там не зависали.
— Если видите, что для полного выполнения дела нужно потратить не более 2 минут – сделайте это сразу. Это быстрее и эффективнее, чем отложить на потом.
— Если дело может кто-то выполнить за вас, подумайте, кому его поручить.
— Если задачу нужно делать вам – определите, когда вы ее сделаете.
— Принимайте решение о том, что делать дальше, сразу.

Шаг 3: Организация задач. Разложить все по полочкам

Образно говоря, каждое дело получило свой билет. Теперь их нужно расположить по местам, чтобы не забыть сделать. Есть четыре возможных категории списков напоминаний:

Проекты. Все задачи, для выполнения которых нужно более одного физического действия. Например, отправить отчет на согласование, получить по нему обратную связь и внести финальные правки. В GTD это будет проект «Подготовить финальный отчет». Действия по нему могут находиться в категориях ниже.

Календарь. Все дела, привязанные к конкретной дате или времени.

Дела, которые не имеют дедлайна, и должны быть выполнены, как только будет возможность. Их можно разбить на контексты. К примеру: дела, которые можно сделать в офисе, звонки, покупки и т.п.

Лист ожидания. Это дела требуют вашего внимания, а не участия. Все что делаете не вы, но в выполнении чего заинтересованы. К примеру, вы ждете ответ на отправленное письмо или посылку.

Распределение дел по этим четырем простым категориям поможет всегда иметь ясность. Это удобнее, чем хранить их вперемешку.

Важно помнить и о контекстном планировании. Например, когда вы находитесь в офисе, вам нет необходимости видеть дела, которые нужно сделать дома.

Рекомендации:
— Начинайте записывать задачу с глагола. Это усилит мотивацию выполнить ее, когда вы увидите напоминание в следующий раз. Например, «заполнить квартальный отчет», а не просто «квартальный отчет».
— Количество контектсов должно быть столько, чтобы эффективно организовать дела.
— Для активных напоминаний лучше использовать таск-менеджер на смартфоне. Блокнот не просигнализирует вам о встрече через 20 минут.

Шаг 4: Обзор. Видеть все «меню»

Периодически просматривайте ваши списки напоминаний. Например, после окончания встречи загляните в Календарь. Вы поймете, какие встречи будут дальше или какие срочные дела необходимо выполнить. Срочные дела – те, не выполнив которые, вы столкнетесь с серьезными последствиям: потерей работы, ухудшение здоровья или отношений с близкими, срывом контракта и пр. Такие дела вносятся в календарь и их не так много, как кажется.

Также наряду с календарем периодически просматривайте те списки действий, которые можно выполнить прямо сейчас. И не забывайте периодически заглядывать в Лист ожидания. Возможно, что-то нужно ускорить.
Рекомендации:
— Просматривайте ваши списки так часто, как это необходимо, чтобы поддерживать контроль.
— Выделите себе время в календаре на проведение еженедельного полного обзора всех ваших обязательств.
— Найдите условия, в которых это делать легче всего. Например, утром субботы в любимом кафе.

Шаг 5: Действие. Уверенный выбор

Пятый шаг – сделайте то, что запланировали. Очень легко быть занятым, хватаясь за выполнение того,  что валится на вас само.
Но намного лучше сделать верный выбор следующего действия. При помощи предыдущих четырех шагов вы сможете определить то действие, которое максимально продвинет вас к цели. И будете уверены в том, что точно делаете то, что нужно.

GTD – это своеобразный GPS-навигатор, который показывает вам ваше место нахождения и направление движения. Вначале GTD нужно внедрить в вашу жизнь базово, загружая ее текущими вещами. Справитесь с ними, можно переходить к более отдаленным перспективам.

P.S. Иногда важно не только работать, но и отдыхать. При этом мы недооцениваем, насколько ценно знание того, что можно и не делать. Иначе вы будете отдыхать с работой в голове. Запомните: «Можно ничего не делать и чувствовать себя отлично только в том случае, если вы знаете, что именно вы не делаете» © Дэвид Аллен.

Поделиться: