Деловой реверанс: 11 правил электронного этикета

Shutterstock
Ночные сообщения, смайлы и сплетни в социальных сетях – чего стоит избегать в электронном общении

Человек тратит на общение в интернете в среднем четыре часа ежедневно.
Об этом свидетельствуют данные исследований Оксфордского университета. Также, по данным британского вуза, первое сообщение человек обычно отправляет в 09:04, а последнее – около десяти вечера.

K.Fund Media выбрал 11 правил, которые помогут сделать ваше деловое электронное общение удобнее.

1

Забудьте о смайлах

Один из главных принципов электронного этикета – не тратить впустую время своего собеседника. Ваш ответ (или же вопрос) должен быть лаконичным и логичным. Поэтому о забавных стикерах и милых смайлах нужно забыть и использовать их только в общении с друзьями.

2

Плохие новости

Не стоит сообщать плохие новости посредством почты или мессенджеров. Исследователи из Оксфорда уверены – это следует делать при личной встрече. Интонация и мимика могут смягчить неприятное известие.

3

Отвечу позже

После того, как вы получили сообщение – напишите: «Спасибо, я получил письмо». Если вы понимаете, что для полноценного ответа потребуется время, то также сообщите об этом. Например: «Я отвечу вам через час/завтра/никогда». Ваш собеседник поймёт, что вы обратили внимание на его послание.

4

Трезвые сообщения

Алкоголь и отправка писем – несовместимы. Это касается не только работы, но и личной жизни. Поэтому, чтобы не подмочить своей репутации, отключите телефон, когда развлекаетесь и употребляете алкоголь.

5

Коротко и по сути

Если вы пользуетесь мессенджером для рабочего общения, не разделяйте сообщений. «Привет», «Хочу тебе сказать», «Сегодня собрание начнется в 11». Помните, сообщения с несформированной мыслью только отвлекают вашего собеседника. Есть угроза, что последнее сообщение, где и был главный посыл, просто могут не увидеть.

Shutterstock

6

Тема письма

От темы письма зависит, когда его прочитают. Поэтому, первое правило – тему всегда нужно писать. Следующий этап – она должна быть четко сформулированной. Избегайте выражений вроде «Важно», «Вопрос», «Уточнение». Вместо этого лучше писать «Вопрос по совещанию», «Приглашение на вечеринку».

7

Социальные сети

Социальные сети не лучшее место для делового общения. И тому есть несколько причин. Во-первых, люди в социальных сетях в основном отдыхают. Во-вторых, там больше шансов на то, что вашего письма просто не увидят. Кстати, вспомните, когда вы в последний раз просматривали папку «другое» в мессенджере.

8

Слухи и сплетни

Все тайное становится явным. Помните об этом, когда хотите написать своему сотруднику, что босс – мудак. Также стоит отметить, что вашу почту или же аккаунт в социальной сети могут просто взломать и тогда все данные станут достоянием общественности. В том числе и размышления о характере босса.

9

Большие файлы

Облачные технологии – это не будущее, а настоящее. Если вам нужно отправить файл, который занимает несколько десятков мегабайт, пользуйтесь специализированными сервисами и файлообменниками. В письме стоит отправлять не сам файл, а только ссылку на него.

10

Ночные сообщения

Писать сообщения ночью – признак плохого тона. Если вы можете отправить сообщение утром – так и сделайте. Цените чужие время и сон. Существует лишь два исключения – это вопрос жизни или смерти, или же вы предварительно договорились с собеседником о ночном чате.

11

Встречают по имени

Ваш почтовый адрес – это визитка. Сомнительно, чтобы к человеку с именем supermen_91, или же vira_pypsik относились серьезно. Такой электронный адрес лучше оставить для частного общения. Также следует сделать подпись для вашего рабочего электронного ящика. Там нужно написать имя, фамилию, должность и альтернативный способ связи (например, номер телефона).


Екатерина Коваленко Директор департамента по работе с персоналом АХА в Украине

На протяжении последнего года мы внедрили digital-технологии, пользуемся корпоративными социальными сетями, сохраняем документы в облаке и общаемся по проектам в онлайн-группах.
Поэтому давать задания, обсуждать статус проектов и открытые вопросы в социальных сетях стало для нас ежедневной нормой. Это улучшило качество общения между коллегами в разных уголках Украины.

Что касается электронной переписки, то главная проблема – это большие по объёму письма. В современном ритме бизнеса очень трудно выделить время на прочтение длинного текста. И если нужна быстрая и качественная реакция – писать нужно по сути, лаконично и обращать внимание на цель сообщения. Ещё одна ошибка – указывать тему письма, которая не имеет отношения к содержанию, или же вовсе её не указывать. По теме можно определить важность письма и срок на ознакомление или ответ на него.

Запрос должен быть понятным и прозрачным для адресата, письмо – с чёткой структурой: коротким описание проблематики, вашим видением/предложением и её решением. Лучше избегать непонятных аббревиатур и профессионального жаргона, чтобы общение протекало на одном языке.

Я бы также советовала использовать форматирование в Outlook, поскольку правильное визуальное оформление письма даёт возможность быстро структурировать информацию, акцентировать отдельные вопросы и быстро ознакомиться с содержанием.


Анна Деревянко Исполнительный директор Европейской Бизнес Ассоциации.

Для решения рабочих вопросов в основном я использую электронную почту. Я придерживаюсь правила, что нужно ответить на все письма в тот день, когда они пришли на почту. А это не менее 100 сообщений.

Что касается стиля общения в письмах, зависит от того, насколько долго знаешь собеседника, важен и его статус, то, как часто вы переписываетесь. Если я уже не первый раз веду разговор с человеком, то могу опустить официальную часть и обойтись без условных «реверансов». К примеру, на вопрос в письме «будем ли мы делать вот это?», я отвечаю без лишних расшаркиваний «да, будем».

Если я пишу первый раз или малознакомому человеку, то придерживаюсь всех стандартов.

При таком объёме переписки бывает, что письмо уходит не тому человеку, которому планировал. У меня была такая неприятная ситуация, когда человек мне выслал письмо, я к нему написала комментарии, связанные с работой, и вместо того, чтобы отправить коллеге, выслала его тому, кто мне его прислал. Та история закончилась хорошо, мы продолжаем общаться с этим человеком. Теперь прежде, чем нажать «отправить», я перечитываю письмо по несколько раз и проверяю адрес.


Поделиться: