Deadline горит: почему люди всегда опаздывают

Shutterstock
Бороться с плохим тайм-менеджментом сотрудников сложно. Порой проще подкорректировать свои ожидания

Сроки выполнения работ срываются, по данным Института управления проектами (Project Management Institute, PMI), в 70-90% случаев. Почему так происходит? Есть несколько причин.

1

Люди смотрят в будущее с оптимизмом

Это биологическая особенность: пессимисты не выжили. В свое время они ясно, во всех подробностях, представляли себе, сколько саблезубых тигров и гигантских гиен бродят по саванне, ужасались, оставались в пещерах – и в итоге гибли от голода. Выживали только те, кто думали, что смогут убежать. (подробнее о роли оптимизма в эволюции можно прочесть в книгах Аси Казанцевой
«Кто бы мог подумать! Как мозг заставляет нас делать глупости» или Дмитрия Жукова «Стой, кто ведёт? Биология поведения человека и других зверей» — K.Fund Media)

2

Человеческая память избирательна

А еще эмоциональна и к тому же склонна к вытеснению негативных воспоминаний. Поэтому помним мы все больше о хорошем. Мозг Беспристрастный на вопрос «Как быстро сделаешь эту работу?» принялся бы считать примерно так:
«В последние два года я делал эту работу девять раз. Из них четыре раза на выполнение уходило по пять дней, три раза – по шесть дней, раз – три дня и раз – два дня. Итого наиболее вероятное значение – пять дней, среднее — 4,7 дня».Но мозг Оптимистический думает иначе:
«Ага, удалось сделать за два дня. Значит, два дня – вполне реальный срок».

Shutterstock

Между прочим, «наиболее вероятное» со «средним» тоже часто путают, и это тоже влияет на качество планирования даже при менее эмоциональном подходе.

3

Человеческий фактор

Допустим, на выполнение задания, если ничего не помешает, реально нужно три дня. Добрый и даже немножко мудрый руководитель дает подчиненному целых пять – чтоб с запасом, на случай непредвиденных обстоятельств (реалистический сценарий). Исполнитель в восторге от подобной щедрости, поэтому в первые два дня… Нет, не бездельничает, а настраивается, думает, пьёт кофе и морально готовится. Потом берется за работу, честно собираясь завершить ее в три дня. И тут наступают непредвиденные обстоятельства — и в итоге задание занимает запланированные пять дней, но уже отсчитанных от другой даты. В итоге семь (пессимистический сценарий).
Бывает иначе. Честный и усердный работник всё делает в первые три дня, убеждается, что ещё есть время – и разбирает уже готовый продукт на части, чтобы перепроверить, переделать, улучшить, добавить… В итоге — те же семь дней.

Что же со всем этим делать

Существует множество практик, помогающих планировать время.  Разработаны специальные приложения — планировщики и органайзеры (тот же Outlook).

Но самый простой совет дает бизнес-гуру Ицхак Адизес. Он рекомендует регулярно сопоставлять план выполнения работы с фактом. Причём не для того, чтобы ругать нерадивых и неумелых исполнителей, а чтобы собрать статистику. На её основе следует вывести поправочный коэффициент — и далее использовать его, относясь к подобного рода завышению ожиданий как к явлению природы.

Если работы обещали выполнить за два месяца, а понадобилось шесть, то коэффициент поправки равняется 3.

В компании Rambler как-то подсчитали, что обещания программистов надо умножать на число пи (3,14). Сам же Адизес признался, что у него коэффициент поправки равен шести.


Максим Прасолов CEO Neuromation

Срыв дедлайнов — это  в большей степени это отсутствие воли, пробел, допущенный в ходе воспитания в школе и дома. Иными словами, срыв дедлайнов — это акт, когда ты соглашаешься на признание себя безвольным дилетантом в обмен на заурядную прокрастинацию.

Срыв дедлайнов – в большей мере нарушение обещаний, данных себе, а не заказчику, руководителю, коллегам, партнерам и т.д.

Обмануть самого себя довольно просто, именно с этого, казалось бы, невинного акта обмана и начинаются куда более серьезные проблемы. Как лечить? Волевым актом. Горным походом. Марш-броском. Передовой. Прыжком с парашютом — любым актом превозмогания страха и выхода из зоны комфорта. Именно её границы и создают теплую вакуоль безвольного.


Евгений Шпитко Главный редактор портала Mind UA

Мой личный способ борьбы —  это вовлечение сотрудника в ответственность за результат. То есть человек отвечает не за написание новости/статьи к определенному сроку, а за «развитие и актуальность» всего раздела. И тогда он понимает, что при срыве мелкого дедлайна страдает компания в целом. Это добавляет ответственности и уменьшает количество срывов дедлайна. Хотя могу сказать, что на практике это работает в не более чем 50% случаев.


Поделиться: