Почни з головного: як правильно розставляти пріоритети

Пріорітет
Як розпланувати свій день, щоб все встигати

Соціально-психологічні дослідження стверджують, що близько 28% робочого часу складають втрати, пов’язані з перемиканнями в режимі багатозадачності. Навіть деякі цілком успішні бізнесмени, а не тільки початківці, зазнають труднощів під час розставлення пріоритетів. Під час різних інтерв’ю та спілкування з представниками ЗМІ я часто чую питання про те, як мені вдається поєднувати керівництво великою компанією, що входить у топ-5 фармдистрибуторів України, спортивні досягнення і щоденні тренування, а ще встигати робити свої пропозиції щодо медичної реформи і навіть розробити власну концепцію охорони здоров’я «Модель 5», приділяти увагу сім’ї і знаходити час для вивчення п’ятої мови.
Я вважаю, що домогтися успіхів в житті можна лише маючи надихаючу мету та мотивацію її досягти.

Сконцентрувавшись на цілях, я і планую свій день

Чи можливо тримати у голові всі свої плани? Ні, це неможливо. Дехто рекомендує фіксувати свої дії при плануванні роботи. Це правильно, але деякі люди втрачають багато часу, складаючи занадто довгі списки запланованих справ, а потім безкінечно переносять ті з них, які не встигли зробити.

Порада 1. Почніть з головного

При складанні списку справ спочатку визначте 20% найголовнішого, потім виділіть з них ще 20% і продовжуйте в тому ж напрямку до тих пір, поки не отримаєте єдину, найважливішу річ. Починати можна з переліку будь-якої довжини, але з установкою на те, що ви повинні розчистити собі шлях до однієї найважливішою речі. Важливо вміти сфокусуватися: кожного разу, намагаючись зайнятися двома і більше речами одночасно, ми просто розпорошуємо свою увагу і знижуємо вибагливість до результатів кожного з процесів.

Також я рекомендую користуватись так званою матрицею Ейзенхауера, за якою ми абсолютно всі справи можемо розділити на важливі та термінові, важливі, але нетермінові, неважливі, але термінові, неважливі і нетермінові.

Починати завжди слід з важливих та термінових, а неважливі і нетермінові взагалі можна відкласти на невизначений період, або доручити зробити комусь іншому.

Порада 2. Корисні звички

Розмірковуючи про пріоритети в цілому, я би наголосив на важливості вироблення сталих корисних звичок, які стануть точками відліку при плануванні свого часу. Наприклад, я бігаю не менше години кожного дня, цей час належить лише мені і моїм тренуванням. Я не відміняю їх через брак часу, і навіть мої рідні знають, що з 7 до 8 ранку – мій час на спорт. Тут слід додати, що крім того, щоб дотримуватись власного плану, потрібно вміти цінувати та захищати свій час, привчаючи до дисципліни оточуючих.

Порада 3. Захищайте свій час

Для успішного функціонування, наприклад, компанії в цілому, потрібно взаємодіяти з іншими людьми. Інколи виявляється, що набагато складніше захистити свій запланований час, ніж спланувати його. Тобто якщо ви спланували, наприклад, три години попрацювати над оглядом своїх завдань на місяць чи тиждень, ніхто не повинен вас відволікати від цієї роботи. Тому, якщо хтось намагається вас зайняти в цей час, просто слід зазначити, що ви вже зайняті, і запропонуйте інший час для спільної праці. Якщо ця справа є невідкладеною, то користуйтесь правилом «втратив – замінив», і відразу ж після незапланованої робочої зустрічі переплануйте свій часовий блок. Щоб залишатись продуктивним, слід говорити «ні», коли є загроза, що незаплановані справи загрожують перетворити ваш день на хаос.

Порада 4. Плануйте свій відпочинок

Вчені довели, що люди, які є мультизадачними, більш схильні до стресу, здійснюють більше помилок і втрачають здатність правильно оцінювати час, необхідний для роботи над завданням, – їм майже завжди здається, що часу буде потрібно більше, ніж це є насправді. Успішні люди знають, що для правильного функціонування потрібні перерви та відпочинок між справами. Це може бути навіть 10 хвилин, які можна витратити на те, щоб передивитись свій день та справи, що залишились. Зупинитись, щоб «видихнути» та передивитись перелік справ – гарний спосіб «перемикнутись». Тому дуже важливо в свій план справ заздалегідь включати час на відпочинок.

Поділитися: