GTD: 5 кроків із керування хаосом в житті та бізнесі

GTD
Як навести лад у нескінченному потокові задач

У сучасному світі мозок людини нагадує жонглера, який намагається ловити і підкидати вгору незліченну кількість предметів. Кількість завдань, які людина намагається не забути і вирішити, в рази більша, аніж ще 10 років тому. Постійна завантаженість викликає почуття незадоволеності і тривоги. Методика Getting Things Done (GTD), яку розробив Девід Аллен, допоможе розібратися зі внутрішніми зобов’язаннями за допомогою трьох простих принципів. Перше – вмістити всі незавершені завдання, які «висять» у голові, у зовнішню систему, друге – вирішити, що з ними робити далі, і третє – вмістити нагадування про завдання в просту логічну систему.

GTD базується на 5 кроках обробки інформації: Збір, Обробка, Організація, Огляд та Виконання. Їх постійне застосування у процесі мислення дозволить вийти на абсолютно новий рівень ефективності та знизити стрес від інформаційного перевантаження.

Крок 1: Записати всі справи. Голова – це не горище для мотлоху

Згідно з останніми дослідженнями, мозок людини може одночасно утримати в голові не більше чотирьох справ. Наприклад, поговорити з начальником, відповісти на важливий лист, привітати маму із днем ​​народження, забрати дитину з садка. Але в нашому житті подібних справ набагато більше. Тому при зберіганні їх у голові мозок постійно перемикається між ними, щоби їх не забути, замість того, аби сфокусуватися на вирішенні однієї конкретної задачі. Мозок існує для того, щоби генерувати ідеї, а не зберігати їх. Тому голову потрібно звільнити навіть від цих чотирьох справ.

Перший крок – виписувати все, що вимагає вашої уваги або участі, на зручний зовнішній носій. Все – це значить, що і такі справи, як купити зубну пасту, корм для тварини, обговорення пропозиції дружини щодо відпустки, відповідь на повідомлення електронної пошти тощо. Так ви дійсно нічого не забудете (що є метою) і не будете відволікатися від того, чим займаєтеся. Виписувати можна куди завгодно: в паперовий блокнот, у програму на смартфоні або просто відправити собі електронного листа. Головне – цей інструмент завжди повинен бути під рукою.

Рекомендації:
– Під час виписування справ не треба зважувати, чи реально їх виконати, чи ні. Просто виписуйте. Пізніше ви зможете обміркувати та вирішити, що робити далі.
– Також не намагайтеся одразу знайти розв’язання питання. Не розставляйте пріоритетів чи категорій задач.
– Пишіть так, щоби пізніше ви могли зрозуміти, що саме ви записували.

Крок 2: Обробка інформації. Відокремити зерна від полови

На другому етапі усе, що записано, треба обробити. Простіше кажучи, визначити для себе: чи треба щось із цим робити. Якщо так – «що треба?» та «які подальші заходи?» вжити, щоби цього питання більше не виникало. Якщо нічого не треба робити – викреслити та забути.

Рекомендації:
– Очищуйте вхідні списки кожні 24 або 48 годин, аби справи там не зависали.
– Якщо бачите, що для повного виконання справи треба витратити не більше 2 хвилин – зробіть це одразу. Це швидше та ефективніше, аніж відкласти на потім.
– Якщо справу може виконати замість вас хтось інший, то подумайте, кому її доручити.
– Якщо завдання треба вирішувати вам – визначте, коли ви його виконаєте.
– Зразу приймайте рішення про те, що робити далі.

Крок 3: Організація задач. Розкласти все по поличках

Образно кажучи, кожна справа отримала свій квиток. Тепер їх треба розташувати по місцях – щоби не забути зробити. Існує чотири можливих категорій списків нагадувань:

Проекти. Всі завдання, для виконання котрих треба більше однієї фізичної дії. Наприклад, відправити рахунок на узгодження, отримати за ним зворотній зв’язок та внести фінальні правки. В GTD це буде проект «Підготувати фінальний звіт». Дії з нього можуть знаходитися в категоріях нижче.

Календар. Всі справи, прив’язані до конкретної дати або часу.

Справи, котрі не мають дедлайну, і повинні бути виконані, як тільки з’явиться можливість. Їх можна розбити на контексти. Наприклад: справи, котрі можна зробити в офісі, дзвінки, покупки і т.п.

Лист очікування. Ці справи потребують вашої уваги, а не участі. Все, що робите не ви, але у виконанні чого зацікавлені. Наприклад, чи чекаєте відповіді на відправленого листа або посилку.

Розподіл справ за цими чотирма простими категоріям допоможе завжди зберігати ясність. Це зручніше, ніж зберігати їх упереміж.

Важливо пам’ятати і про контекстне планування. Наприклад, коли ви знаходитесь в офісі, вам немає необхідності бачити справи, які потрібно зробити вдома.

Рекомендації:
– Починайте записувати завдання з дієслова. Це посилить мотивацію виконати його, коли ви побачите нагадування наступного разу. Наприклад, «заповнити квартальний звіт», а не просто «квартальний звіт».
– Кількість контекстів має бути такою, щоби ефективно організувати справи.
– Для активних нагадувань краще використовувати таск-менеджер на смартфоні. Блокнот не просигналізує вам про зустріч за 20 хвилин.

Крок 4: Огляд. Бачити все «меню»

Періодично переглядайте ваші списки нагадувань. Наприклад, після закінчення зустрічі зазирніть у Календар. Ви зрозумієте, які зустрічі будуть далі або які термінові справи необхідно виконати. Термінові справи – ті, не виконавши яких ви зіткнетеся із серйозними наслідками: втратою роботи, погіршенням здоров’я або стосунків з близькими, зривом контракту тощо. Такі справи вносяться в календар і їх не так багато, як здається.

Також, разом із календарем періодично переглядайте ті списки дій, які можна виконати просто зараз. І не забувайте періодично зазирати в Лист очікування. Можливо, щось потрібно прискорити.

Рекомендації:
– Переглядайте ваші списки стільки разів, скільки необхідно, щоби підтримувати контроль.
– Виділіть собі час в календарі на проведення щотижневого повного огляду всіх ваших зобов’язань.
– Знайдіть умови, в яких це робити найлегше. Наприклад, вранці в суботу в улюбленій кав’ярні.

Крок 5: Дія. Впевнений вибір

П’ятий крок – зробіть те, що запланували. Дуже легко бути зайнятим, хапаючись за виконання того, що валиться саме на вас.
Але набагато краще зробити вірний вибір наступної дії. За допомогою попередніх чотирьох кроків ви зможете визначити ту дію, яка максимально просуне вас до мети. І будете впевнені в тому, що точно робите те, що потрібно.

GTD – це своєрідний GPS-навігатор, який показує вам ваше місцезнаходження та напрямок руху. Спочатку GTD потрібно впровадити у ваше життя базово, завантажуючи його поточними речами. Впораєтеся з ними, можна переходити до більш віддалених перспектив.

P.S. Іноді важливо не тільки працювати, а й відпочивати. При цьому ми недооцінюємо, наскільки цінним є знання того, що можна і не робити. Інакше ви будете відпочивати із роботою в голові. Запам’ятайте: «Можна нічого не робити і почуватися відмінно тільки в тому випадкові, якщо ви знаєте, що саме ви не робите» © Девід Аллен.

Поділитися: