Діловий реверанс: 11 правил електронного етикету

Shutterstock
Нічні повідомлення, смайли та плітки у соціальних мережах – чого варто уникати у електронному спілкуванні

Людина витрачає на спілкування у інтернеті в середньому чотири години щодня. Про це свідчать дані дослідів Оксфордського університету. Також, за даними британського вишу, перше повідомлення людина зазвичай надсилає о 09:04, а останнє близько десятої вечора.

K.Fund Media обрав 11 правил, які допоможуть зробити ваше ділове електронне спілкування зручнішим.

1

Забудьте про смайли

Один із головних принципів електронного етикету – не витрачати час свого співрозмовника дарма. Ваша відповідь (або ж питання) повинні бути лаконічними та логічними. Тому про кумедні стікери і милі смайли потрібно забути та використовувати їх лише у спілкуванні з друзями.

2

Погані новини

Не варто повідомляти погані новини через пошту або месенджери. Дослідники з Оксфорду впевнені – це потрібно робити при особистій зустрічі. Інтонація та міміка можуть пом’якшити неприємну звістку.

3

Відповім пізніше

Після того, як отримали повідомлення – напишіть: «Дякую, я отримав лист». Якщо розумієте, що для повноцінної відповіді знадобиться час, теж повідомте про це. Наприклад: «Я дам відповідь через годину/завтра/ніколи». Ваш співрозмовник зрозуміє, що ви звернули увагу на його послання.

4

Тверезі повідомлення

Алкоголь та надсилання листів – несумісні. Це стосується не лише роботи, а й особистого життя. Тому, щоб не підмочити свою репутацію, вимкніть телефон, коли розважаєтесь та вживаєте алкоголь.

5

Коротко і по суті

Якщо ви користуєтесь месенджером для робочого листування, не розділяйте повідомлення. «Привіт», «Хочу тобі сказати», «Сьогодні збори розпочнуться об 11». Пам’ятайте, повідомлення з несформованою думкую лише відволікає вашого співрозмовника. Є загроза, що останнє повідомлення, де і був головний посил, просто можуть не побачити.

Shutterstock

6

Тема листа

Від теми листа залежить, коли його прочитають. Тому, перше правило, – тему завжди потрібно писати. Наступний етап – вона повинна бути чітко сформованою. Уникайте висловів на кшталт «Важливо», «Питання», «Уточнення». Натомість краще писати «Питання щодо наради», «Запрошення на вечірку».

7

Соціальні мережі

Соціальні мережі не найкраще місце для ділового листування. І на це є кілька причин. По-перше,  у соціальних мережах люди здебільшого відпочивають. По-друге, там більше шансів на те, що ваш лист просто не побачать. До речі, згадайте, коли ви востаннє переглядали папку «інші» у месенджері.

8

Чутки і плітки

Все таємне стає явним. Пам’ятайте про це, коли хочете написати своєму співробітнику, що бос – мудак. Також варто зауважити, що вашу пошту або ж акаунт у соціальній мережі можуть просто зламати і тоді всі дані стануть надбанням громадськості. У тому числі і розмірковування про норов боса.

9

Великі файли

Хмарні технології – це не майбутнє, а сьогодення. Якщо вам потрібно надіслати файл, що займає кількадесят мегабайт, користуйтесь спеціалізованими сервісами та файлообмінниками. У листі варто надсилати не сам файл, а лише посилання на нього.

10

Нічні повідомлення

Писати повідомлення вночі – ознака поганого тону. Якщо ви можете надіслати повідомлення зранку – так і зробіть. Цінуйте чужий час і сон. Є лише два винятки – це питання життя і смерті, або ж ви попередньо домовились із співрозмовником про нічний чат.

11

Зустрічають за ім’ям

Ваша поштова адреса – це візитівка. Сумнівно, що до людини з іменем supermen_91, або ж vira_pypsik будуть ставитись серйозно. Таку електронну адресу краще залишити лише для приватного спілкування. Також варто зробити підпис для вашої робочої електронної скриньки. Там варто написати ім’я, прізвище, посаду та альтернативний спосіб зв’язку (наприклад, номер телефону).


Катерина Коваленко Директор Департаменту по роботі з персоналом АХА в Україні

Протягом останнього року ми впровадили digital-технології, користуємося корпоративними соціальними мережами, зберігаємо документи у хмарі та спілкуємося по проектах у онлайн-групах. Тому давати завдання, обговорювати статус проектів та відкриті питання через соціальні мережі для нас стало повсякденною нормою. Це поліпшило швидкість спілкування між колегами в різних куточках України.

Щодо електронного листування, то найбільша проблема – це великі за об’ємом листи. В сучасному ритмі бізнесу дуже важко виділити час на читання довгого тексту. І якщо потрібна швидка і якісна реакція – писати треба по суті, лаконічно та звертати увагу на мету повідомлення. Ще одна помилка – вказувати тему листа, яка не стосується наповнення, або й зовсім її не вказувати. По темі можна визначити важливість листа та термін на ознайомлення або відповіді на нього.

Запит має бути зрозумілим і прозорим для адресата, лист – з чіткою структурою: коротким описом проблематики, вашим баченням/пропозицією та її рішенням. Краще уникати незрозумілих абревіатур та професійного жаргону, аби спілкування було однією мовою.

Я б також радила використовувати форматування в Outlook, адже правильне візуальне оформлення листа дає можливість швидко структурувати інформацію, акцентувати окремі питання та швидко ознайомитись із контентом.


Ганна Дерев'янко Виконавчий директор Європейської Бізнес Асоціації

Для рішення робочих питань я зазвичай використовую електронну пошту. Я дотримуюсь правила, що треба відповісти на всі листи в той самий день, коли вони прийшли на пошту. А це не менше 100 повідомлень.

Щодо стилю спілкування у листах, усе залежить від того, як часто ви переписуєтесь. Якщо я вже не перший раз веду бесіду із людиною, то можу опустити офіційну частину і обійтися без умовних «реверансів». Наприклад, на питання у листі «чи ми будемо це робити?», я відповідаю без зайвих розшаркувань «так, будемо».

Якщо я пишу перший раз, або малознайомій людині, то дотримуюся всіх стандартів.

За такого великого об’єму переписки буває, що лист йде не тій людині, якому планувалося. У мене була неприємна ситуація, коли людина мені вислала листа, я до нього написала коментарі, пов’язані з роботою, і замість того, аби відправити колезі, вислала його тому, хто мені його надіслав.  Та історія закінчилась добре, ми продовжуємо спілкуватися з цією людиною.

Тепер, перш, ніж натиснути «відправити», я перечитую листа кілька разів і перевіряю адресу.


Поділитися: