Deadline горить: чому люди завжди запізнюються

Shutterstock
Боротися з поганим тайм-менеджментом співробітників важко. Часом простіше підкоригувати власні очікування

Терміни виконання робіт зриваються, за даними Інституту управління проектами (Project Management Institute, PMI), у 70-90% випадків. Чому так стається? Існує декілька причин.

1

Люди дивляться у майбутнє із оптимізмом

Це біологічна властивість: песимісти не вижили. Свого часу вони ясно, у всіх деталях уявляли собі, скільки шаблезубих тигрів та велетенських гієн блукає саванною, лякалися, залишалися у печерах – і в підсумку вмирали від голоду. Виживали тільки ті, хто думав, що зможе втекти. (Детальніше про роль оптимізму в еволюції можна прочитати в книгах Асі Казанцевої «Хто б міг подумати! Як мозок змушує нас робити дурниці» або Дмитра Жукова «Стій, хто веде? Біологія поведінки людини та інших тварин» — K.Fund Media.)

2

Людська пам’ять вибіркова

А ще емоційна і до того ж схильна витискати негативні спогади. Тому здебільшого ми пам’ятаємо про добре. Мозок Неупереджений на питання «Як швидко зробиш цю роботу?» став рахувати приблизно так: «Протягом останніх двох років я виконував цю роботу дев’ять разів. З них чотири рази на виконання йшло п’ять днів, три рази – по шість днів, одного разу – три дні та одного разу – два дні. Отже, найбільш імовірне значення – п’ять днів, середнє — 4,7 дні». Але Мозок Оптимістичний думає інакше:
«Ага, вдалося зробити за два дні. Отже, два дні – цілком реальний термін».
Між іншим, «найбільш імовірне» із «середнім» також часто плутають, і це також впливає на якість планування навіть при менш емоційному підходові.

3

Людський фактор

Припустимо, на виконання завдання, якщо ніщо не заважатиме, реально потрібно три дні. Добрий і навіть трохи мудрий керівник дає підлеглому цілих п’ять – щоб із запасом, на випадок непередбачуваних обставин (реалістичний сценарій). Виконавець у захваті від щедрості, тому у перших два дні… Ні, не байдикує, а налаштовується, думає, п’є каву та морально готується. Потім береться за роботу, чесно збираючись закінчити її у три дні. І тут стаються непередбачувані обставини — і в підсумку завдання займає запланованих п’ять днів, але вже відрахованих від іншої дати. У підсумку сім (песимістичний сценарій).
Буває інакше. Чесний та старанний працівник все робить упродовж перших трьох днів, переконується, що час іще є – і розбирає уже готовий продукт на частини, щоби перевірити, переробити, покращити, додати … В підсумку — ті ж сім днів.

Що ж із усім цим робити

Існує безліч практик, що допомагають планувати час. Розроблено спеціальні додатки — планувальники та органайзери (той же Outlook).

Але найпростішу пораду дає бізнес-гуру Іцхак Адізес. Він рекомендує регулярно порівнювати план виконання роботи із фактом. Причому не для того, аби сварити недбалих та невмілих виконавців, а щоби зібрати статистику. На її основі слід вивести поправочний коефіцієнт — і надалі використовувати його, ставлячись до подібного роду завищення очікувань, як до природного явища.

Якщо роботи обіцяли виконати за два місяці, а знадобилося шість, то коефіцієнт поправки дорівнює 3.

У компанії Rambler якось підрахували, що обіцянки програмістів треба помножувати на число пі (3,14). Сам же Адізес признався, що у нього коефіцієнт поправки дорівнює шести.


Максим Прасолов CEO Neuromation

Зрив дедлайнів — це великою мірою брак волі, пробіл, допущений в ході виховання в школі та вдома. Іншими словами, зрив дедлайнів — це акт, коли ти погоджуєшся визнати себе безвольним дилетантом, в обмін на звичайнісіньку прокрастинацію.

Зрив дедлайнів це великою мірою порушення обіцянок, даних собі, а не замовнику, керівникові, колегам, партнерам і т.д.

Обманути  самого себе доволі просто, саме з цього, здавалося би, невинного акту обману і починаються набагато серйозніші проблеми. Як лікувати? Вольовим актом. Гірським походом. Марш-кидком. Передовою. Стрибком із парашутом – будь-яким актом перемоги над страхом та виходу із зони комфорту. Саме її межі і створюють теплу вакуоль безвольного.


Євген Шпитко Головний редактор порталу Mind UA

Мій особистий спосіб боротьби — це залучення співробітника у відповідальність за результат. Тобто, людина відповідає не за написання новини/статті до певного терміну, а за «розвиток та актуальність» усього розділу. І тоді вона розуміє, що у випадку зриву дрібного дедлайну страждає компанія в цілому. Це додає відповідальності та зменшує кількість зривів дедлайну. Хоча, на практиці можу сказати, що це працює не більше, ніж у 50% випадків.


Поділитися: